Aprovar um orçamento
Aprove o orçamento fechado com o cliente para gerar o pedido e as parcelas no contas a receber, e ajuste as parcelas se precisar.
Antes de começar
- Permissão necessária: Orçamentos › Editar.
- O orçamento precisa estar Aberto, na situação Negociação, e ter Agente, Forma de Pagamento e Prazo de Entrega preenchidos.
- O cadastro do cliente, em Comercial › Pessoas, precisa ter CNPJ ou CPF, endereço e ao menos um contato (telefone, celular ou e-mail).
- O frete precisa estar lançado. As parcelas são calculadas sobre o total líquido mais o frete.
Passo a passo
- Abra o orçamento em Comercial › Orçamentos.
- Se a situação ainda não é Negociação, clique em Editar, mude o campo Situação e clique em Salvar Alterações.
- Confira o TOTAL FINAL no Resumo Financeiro. Para lançar ou corrigir o frete, clique no lápis ao lado de Frete, informe o tipo (ex.: CIF) e o valor e clique em Salvar.
- Em Alterar Status, clique em ✓ Aprovar.
- A janela Aprovar Orçamento mostra o que vai acontecer e o Valor a dividir (líquido + frete). Clique em Confirmar Aprovação.
- Se aparecer Não foi possível aprovar:, corrija cada item da lista e clique em Tentar Novamente. Veja o que cada mensagem significa em Não consigo aprovar ou liberar o orçamento.
- Em ✓ Orçamento aprovado com sucesso!, anote o número em Pedido gerado e clique em Fechar.
Resultado esperado
- O status passa para Aprovado e a situação para Fechado.
- É criado um pedido, e as parcelas entram no contas a receber. Os percentuais e os prazos vêm da Forma de Pagamento, e os vencimentos contam a partir da data da aprovação.
- O quadro Parcelas — Pedido … aparece no orçamento.
- O próximo passo é criar a O.S. e liberar o orçamento.
Ajustar as parcelas
Enquanto o orçamento está Aprovado, as parcelas que ainda não foram pagas podem ser ajustadas no quadro Parcelas:
- Editar parcela (lápis): muda Valor (R$), Vencimento, Agente e Observação.
- Excluir parcela (lixeira): aparece quando há mais de uma parcela.
- Adicionar Parcela: lança uma parcela com a diferença que falta para fechar o total.
Se a soma das parcelas não bater com o total do orçamento mais o frete, aparece um aviso em laranja. Com essa diferença, o orçamento não pode ser liberado nem faturado.
Boleto das parcelas
Com a permissão Orçamentos › Emitir/imprimir boleto das parcelas, a parcela em aberto ganha o ícone Gerar boleto, desde que o agente dela tenha convênio bancário. Depois de gerado, use Imprimir boleto e o ícone de envio para mandar o boleto ao cliente por e-mail.
Se algo der errado
| Mensagem ou sintoma | O que fazer |
|---|---|
| O botão ✓ Aprovar não aparece | O orçamento não está Aberto, ou falta a permissão Orçamentos › Editar. |
| "Não é possível editar uma parcela já paga" | A parcela já foi recebida. Ajuste as outras parcelas. |
| "A soma das parcelas já atinge ou ultrapassa o total do orçamento — não há diferença a lançar" | Não falta valor. Para reduzir, edite ou exclua uma parcela. |
| "O pedido precisa ter ao menos uma parcela" | Não dá para excluir a última parcela. Edite o valor dela. |